Fleet manager: un mestiere difficile da definire

Aiutare il fleet manager, sostenerlo, a volte “educarlo” – dal punto di vista tecnico e gestionale – e infine conquistarlo: molta della “letteratura” online e offline dedicata alle flotte si prefigge questi scopi. Ma ci si è mai interrogati su chi sia e cosa faccia il fleet manager? Si tratta di un concetto e di una professione chiari per tutti, o la definizione di fleet manager (e di fleet management) si declina in significati differenti a seconda del contesto?
Wikipedia, che è la prima voce che appare in Google se cerchiamo la definizione di fleet manager, non contiene questo termine specifico, ma alla voce “fleet management” riesce a darci delle indicazioni abbastanza precise: dopo aver (ovviamente) precisato che tale termine si riferisce alla gestione della flotta dell’azienda, aggiunge che esso comprende un ampio “range” di funzioni: finanziamento, manutenzione, controllo telematico, gestione dei conducenti e delle velocità di percorrenza, dei carburanti e della salute e sicurezza. Tutte responsabilità importanti, ma sostanzialmente di natura tecnica. Invece il fleet manager assume responsabilità più elevate quando – prosegue Wikipedia – oltre alla riduzione del rischio dell’investimento, realizza importanti risultati in termini di efficienza, produttività e riduzione del costo totale di gestione (costi diretti e costi di staff), salvaguardando il completo rispetto delle leggi. E’ proprio in questa dimensione che il termine “manager” prevale su “fleet”, delineando caratteristiche molto più marcate in termini di conoscenza di processi aziendali e capacità di continuo miglioramento /aggiornamento, rispetto alla conoscenza specifica del mercato automotive. Inoltre, con l’attribuzione al fleet manager di obiettivi importanti in termini di soddisfazione dei driver, di qualità dei servizi erogati dai fornitori partner e di green policy aggiornata con le richieste della società civile, questa figura aziendale ha finalmente la grande opportunità di elevarsi dalla gestione operativa ed entrare in una dimensione aziendale che sfiora alcuni aspetti strategici, tenuto conto della posta in gioco in termini di valore per l’azienda e per i suoi componenti, primo fra tutti il top management.
Ma non è sempre così in tutti i contesti e spesso al termine fleet manager si associano significati dubbi. I primi a confondersi sono i selezionatori del personale che nei profili delle loro ricerche e negli annunci di lavoro definiscono molto spesso fleet manager colui che – in realtà – è un semplice “fleet administrator”, responsabile di una serie di task tecnici e operativi, che nulla hanno a che fare con le responsabilità di efficienza ed economicità (ma direi anche di efficacia se condividiamo le considerazioni attorno alla creazione di valore aziendale determinato dal fleet manager) più sopra introdotte. Ma probabilmente si tratta di un effetto voluto per valorizzare la posizione agli occhi dei candidati!
La stessa Wikipedia, tuttavia, nel prosieguo della descrizione, accomuna senza distinzione le due possibili soluzioni organizzative (“in-house fleet management department” e “outsourced fleet management provider”) senza tener conto degli effetti che questa scelta può comportare e senza separare le attività operative dai processi decisionali.
Le attività di gestione operativa della flotta, con qualsiasi soluzione organizzativa eseguite (interna, esterna, mista, con o senza implant) possono essere ricomprese sotto due ampie definizioni:
1) Fleet management (!) della flotta, termine con il quale solitamente s’intende l’intera gestione “operativa” della flotta (manutenzione, amministrazione), ma che a rigor di logica non include il sourcing strategico, che dovrebbe rimanere in capo al responsabile aziendale degli acquisti. Ci si riferisce, in questo caso, anche alle società di fleet management, nate per gestire le flotte di proprietà o in leasing.
2) Fleet administration, ovvero tutte le attività amministrative: costituisce un sottoinsieme delle attività di fleet management.
E’ necessario, a questo punto, porre attenzione alla confusione terminologica che si può generare, perché, come ravvisato in precedenza, il fleet manager moderno è prima “manager” e poi “fleet”. Ne consegue che entrambe le attività di fleet management e fleet administration, definite come sopra, non dovrebbero essere svolte da un fleet manager modernamente inteso, bensì da un “fleet administrator” con funzioni più operative e -aspetto distintivo importante – quasi sempre in outsourcing. Il “fleet manager” aziendale, invece, dovrebbe essere una figura interna di alto livello, focalizzata sugli aspetti strategici di creazione del valore e tattici di analisi e ottimizzazione del TCO, responsabile della gestione strategica della supply chain dei servizi e della soddisfazione dei driver.
Queste responsabilità possono essere date ad un outsourcer? La risposta, ad avviso di chi scrive è: si, a patto che si tratti di un consulente indipendente, un temporary manager o un esperto indipendente di management, di processi e di mercato che sia in grado di massimizzare il risultato per l’azienda cliente. Non certo il fleet administrator, che oltre a non essere sufficientemente preparato, tenderebbe a massimizzare gli interessi dell’organizzazione a cui appartiene.
Insomma, la gestione operativa, il ciclo di sourcing e la consulenza tattico-strategica sulla flotta sono “mestieri diversi” che raramente si possono ritrovare nella medesima organizzazione in outsourcing e non dovrebbero mai essere assegnate alle medesime persone. Invece il termine fleet manager viene usato disinvoltamente e in maniera sovente contraddittoria per definire tutto lo spettro possibile delle attività legate alla flotta, da un semplice cambio d’olio motore, all’integrazione della strategia green dell’azienda nella politica di CSR, generando confusione ed incertezza sul ruolo e sulla sua autorevolezza effettiva.

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