La definizione di “procurement strategico” è da più parti considerata ampiamente obsoleta. Se suddividiamo le attività di acquisizione della flotta in gruppi omogenei, possiamo individuare – partendo dal basso – le attività di purchasing, che includono tutte le attività operative di acquisto e che sono spesso conferite in outsourcing al noleggiatore o alle società di fleet management e fleet administration. Esse costituiscono solo una parte del più ampio processo di procurement della flotta, il cui obiettivo è soddisfare i bisogni aziendali di mobilità. Questo processo, tuttavia, è soprattutto tattico e transazionale: raramente vede coinvolto il vertice aziendale nelle decisioni che lo riguardano. L’aggettivo “strategico” invece può essere più propriamente accostato al termine “sourcing”, che si riferisce a tutto ciò che è compreso tra la definizione della strategia organizzativa ed il relativo allineamento dei criteri di definizione e scelta attraverso strumenti appropriati, quali i modelli gestionali, le indagini di mercato, le richieste d’informazione sui potenziali fornitori, le gare e via discorrendo.
Un’altra caratteristica del sourcing strategico è la presenza di un corredo di analisi e valutazione che permetta di registrare nel tempo i principali parametri e i risultati dell’attività svolta dai fornitori (i noleggiatori in particolare) e d’implementare progetti di miglioramento, tramite la definizione di obiettivi fortemente connessi con gli obiettivi di business dell’azienda.
La presenza di un team di lavoro multifunzionale, coordinato dal fleet manager, è una garanzia per assicurare una strategia di gestione della flotta coerente con gli obiettivi (ed i vincoli) aziendali, orientata al medio termine e adeguatamente supportata dal top management.
Infine, l’attività di sourcing deve rispettare determinati target annuali di natura economica, per esempio di risparmio, che magari può essere investito in un miglioramento della car policy, con lo scopo di guadagnare un vantaggio competitivo nei confronti dei diretti concorrenti.
Una gestione strategica dei processi di acquisizione della flotta è necessaria laddove i noleggiatori (o comunque i fornitori di flotta) sono critici per importo e rilevanza di business, in un contesto, quindi, di vera e propria partnership nella gestione della mobilità.
Dal punto di vista delle attività e responsabilità d’acquisto, la gestione strategica così descritta può essere definita di category management, mentre l’acquisizione operativa della flotta attiene alle attività day-by-day, quali quelle di purchasing (ad esempio: invio degli ordini, controllo delle scadenze, verifica delle consegna).
