Il Case Study di questo mese presenta l’analisi su come intraprendere un percorso di riduzione del TCO (Total Cost of Owernship), mirato e sostenibile. Il tema è stato affrontato per un cliente del settore della logistica e distribuzione con una flotta totale di circa 300 auto tra mezzi commerciali e in fringe benefit.
SITUAZIONE INIZIALE
Il Cliente ha soprattutto mezzi a noleggio lungo termine con contratti che prevedono una durata di 48 mesi e un chilometraggio totale di 120.000 km o 36 mesi solo per > 50.000 km/anno.
La car list prevede 4 segmenti con vetture con alimentazione esclusivamente diesel. Recentemente l’azienda è stata interessata da una ristrutturazione societaria che ha generato conseguenti difficoltà nel processo di introduzione di nuove regole.
I contratti di noleggio sono sottoscritti con tre fornitori – uno di riferimento e due scelti valutando caso per caso –. Un’elevata frammentazione dei modelli e delle scadenze, e poche pratiche di processo, rendono particolarmente complesse ognuna delle attività di gestione della flotta. A questo si aggiunge una molteplicità di fuel card e, soprattutto, un trattamento economico diversificato frutto di acquisizioni di altri piccole società.
L’incarico assegnato a GR advisory, consiste nell’opportunità per il cliente di intraprendere un percorso di riduzione del T.C.O. (Total Cost of Ownership). Situazione in cui abbiamo proposto al cliente una soluzione articolata in tre fasi: Assessment, Analisi & Diagnostico, Implementazione & Follow-up.
La metodologia di lavoro è stata strutturata seguendo le tre fasi dell’attività.
Fase 1:
- predisposizione di una checklist personalizzata
- sessione di workshop mirata alla raccolta di alcuni dati di costo e processo
- macro indicazione del saving potenziale e macro aree di intervento
Fase 2:
- confronto con le best pratice
- quantificazione del T.C.O. attuale e saving potenziale in dettaglio
- stima dei tempi di realizzazione
Fase 3:
- ridisegno componenti del servizio
- interventi di revisione dei processi gestionali e delle procedure interne
- assistenza in fase di negoziazione e contrattualizzazione
PROBLEMI AFFRONTATI
Abbiamo posto particolare attenzione all’analisi della flotta – ogni singolo veicolo è stato valutato e codificato – e alla ricostruzione degli aspetti quantitativi (percorrenze e consumi) e qualitativi (distribuzione delle assegnazioni per figure professionali, modalità di effettuazione dei rifornimenti).
Gli aspetti economici e contrattuali della flotta sono stati confrontati con le best practice di flotte aziendali importanti, mappate all’interno di Flotta Semplice®, il tool proprietario di GR advisory.
La mappatura e l’analisi approfondita delle specifiche attività gestionali ha fatto emergere importanti criticità in aree quali i costi per il carburante, i parametri contrattuali, la reportistica. Spicca inoltre un’elevata dispersione chilometrica: il 70% della flotta terminerà il contratto fuori dal perimetro di franchigia, con costi extra chilometraggio e gestione pneumatici di poco inferiori a 85mila euro/anno.
SOLUZIONI IDENTIFICATE
L’analisi ha portato ad identificare tre aree di miglioramento:
- Processi interni
- Rightsizing Parco
- Area dei contratti
Sono stati introdotti nuovi grade e una policy chiusa con modelli di auto limitati a 4 case automobilistiche e cilindrate non oltre 1.8cc. Gli optional, prima sempre a carico del cliente, sono resi possibili solo su pagamento da parte del driver. Una volta definito l’ordine, al driver viene chiesto il pagamento tramite bonifico, questo – in una realtà in cui registriamo un turn over abbastanza alto – evita situazioni in cui, in caso di cessazione lavorativa prima della consegna dell’auto, la stessa sia poi di difficile riassegnazione così come difficile potrebbe rivelarsi il recupero del valore optional.
Fondamentale per tutte le soluzioni adottate è stata l’attivazione sui driver e la predisposizione di un reporting chiaro sulle abitudini di guida.
Al termine della valutazione del progetto, la stima del saving (economics + processi) è del 7%. I benefici ottenuti (circa il 90%) entro 24 mesi.
Il ROI del progetto si attesta sul circa 500%.
APPROFONDIMENTI
Potete utilizzare questo link per il dettaglio del caso e scaricare la scheda in pdf.
