Il Case Study di questo mese presenta un’analisi di benchmarking e del posizionamento della flotta aziendale di un gruppo italiano con impianti di produzione.
SITUAZIONE INIZIALE
Il cliente ha un parco formato da 80 auto quasi tutte a NLT. L’intervento consiste nella realizzazione di un benchmarking del costo di acquisizione delle flotta e nella predisposizione di una documentazione tecnica adeguata e utile alla direzione acquisti per la strutturazione efficace di una gara fra fornitori.
La fotografia iniziale dell’attività svolta da GR advisory descrive la presenza di una car list molto diversificata: 15 marchi e 9 gruppi automobilistici. Tre sono i raggruppamenti di utilizzatori: sales force, quadri, dirigenti. In quest’ultima fascia i modelli d’auto sono nove, la maggior parte con cilindrate superiori a 2000.
Nel 60% dei contratti NLT sottoscritti, la durata contrattuale è di 48 mesi, le percorrenze medie di 120.000 Km. Negli ultimi cinque anni l’azienda è cresciuta grazie a una serie di acquisizioni. Questo ha fatto lievitare il numero di veicoli in flotta ma, soprattutto, la frammentazione delle scadenze e la varietà dei modelli. Molti nel 2016 i contratti in scadenza, da qui l’esigenza di una procedura per indire una gara per l’acquisizione, sempre con formula del noleggio a lungo termine, di nuove autovetture.
PERCORSO AFFRONTATO
Il percorso di lavoro, strutturato in 4 settimane, ha coinvolto l’ufficio acquisti e l’ufficio del fleet manager attraverso la richiesta di informazioni e di dati. Successivamente, come da prassi di GR advisory, consulenti senior hanno visitato il cliente e, riducendo al minimo l’invasività, hanno integrato i dati richiesti con attività sul posto. Le decine di indicatori e metriche osservate sono state raggruppate in 4 aree principali: performance di costo, processi, green policy e modalità di acquisizione.
L’analisi approfondita e la mappatura delle specifiche attività gestionali e del TCO hanno fatto emergere importanti criticità. Scorporando le voci di costo è stato possibile quantificare l’impatto percentuale sulla spesa totale. La principale criticità è dovuta a un’elevata dispersione chilometrica; sul fronte consumi, emerge una costosa predilizione all’uso di carburanti premium, nonchè un’attività alla pompa “servito” preferita al più economico “self”.
Utilizzando Flotta Semplice®, il tool proprietario di GR advisory, sono state confrontate le caratteristiche economiche e contrattuali della flotta del gruppo con le best practice di 150 flotte aziendali.
SOLUZIONI IDENTIFICATE
L’analisi ha portato ad identificare specifiche aree di miglioramento:
- Processi interni
- Downsizing motorizzazioni flotta
- Riduzione numero dei marchi (da 15 a 4)
- Razionalizzazione durate e chilometri
- Razionalizzazione modelli più richiesti
- Riallineamento scadenze contrattuali nel medio termine
Sono state allineate le scadenze nel medio periodo così da poter mettere in gara un lotto ampio e consistente di autovetture da ordinare. Il 65% dei veicoli in flotta, soprattutto tra i dirigenti, è costituito da modelli con cilindrata oltre 2000. In considerazione delle accresciute prestazioni degli attuali motori, si è avviata una riduzione dei motori da 2.0 a 1.6. L’introduzione delle procedure di downsizing ha immediatamente reso possibile un triplice beneficio: riduzione dei canoni, minori consumi e riduzione delle emissioni della flotta circolante.
Con l’intervento di GR advisory si è predisposta una completa riconciliazione tra costi contabili (fatture), ordini e reportistica in uso, così è stato possibile determinare con precisione il TCO di ciascun veicolo in tutte le sue componenti ed intervenire in quesi casi in cui le voci rappresentavano un chiaro punto di difficoltà. La componente fuel, ad esempio, è stata oggetto di nuove misure di ottimizzazione: confrontando i prezzi fuel dei rifornimenti alla pompa con i prezzi medi nazionali mensili è stato possibile produrre un report delle abitudini dei driver.
Il totale dell’attività svolta ha reso possibile individuare opportunità di saving con una previsione di oltre il 10% del costo di acquisizione e utilizzo.
Rilasciato al cliente anche uno studio personalizzato per la costruzione di una RFI/RFQ strutturata, così da identificare i fornitori che meglio possono soddisfare le esigenze di mobilità del gruppo.
APPROFONDIMENTI
Potete utilizzare questo link per scaricare l’infografica dedicata.
Bello e decisamente interessante, la questione flotta auto è fondamentale per qualsiasi autonoleggio.